LED灯具制造：采购管理

采购工作对工厂的来说是很重要的环节，因为随着分工的细化，电子零件的应用，LED技术的不断更新，照明工厂越来越依赖外购零件，再大的工厂都需要从外面购买必须的零配件。零配件的质量、供货的稳定性和灵活性直接决定了工厂的质量和交期。采购的作用就是找到合适的供应商，能够保证质量和交货以及后期解决问题的灵活程度。供应商选择要从不同方面评估，找出一个最适合的当做策略供应商，并且要不断培养，以适应公司的发展战略。
现在许多工厂的采购人员陷于繁忙的采购任务，并无时间去思考采购策略；有些采购又是只注重采购价格和交期，并不了解所采购零件的生产工艺和质量；有些采购只知道拼命追货，并不思考如何利用采购策略来减少这种急单，等等这些都是没有条理去做采购。
本章主要结合大公司的采购策略和本人多年的采购经理，阐述采购人员需要掌握的流程和内容。

市场调查
市场调查是为了你能在众多的厂家中找出最合适的来配合你的产品采购。
市场调查是关系到能否采购到合适产品的关键。许多采购人员只是将采购任务上网查询，然后将采购需求发给每个供应商，收到报价后，让各个厂家互相杀价。最终选择一家或两家下单采购。这种粗犷式的采购充斥着目前大部分采购任务。甚至有些采购人员只将报价发给一家报价，采购人员的唯一要求就是，按时、按量、按图纸生产，也从来不讨论产品如何生产，如何保证质量，如何保证按期交货！这种采购比比皆是，甚至很多大公司都是这样，问其理由就是任务太多，没法管的太细。
其实作为一个策略型的采购人员，了解市场，了解工艺了解工厂是不可或缺的。下面就如何做市场调查，从信息收集，整理，总结等过程一一描述。
首先要收集所有和此产品的信息，收集的渠道很多，一般来说行业周刊，网站，专业书籍等公共的平台来了解产品的制造工艺水平，制造方法，目前的发展方向等大的方向性的知识。然后找一些本行业内规模较大的企业进行了解，比如登录他们的网站，电话咨询等了解企业的工艺水平和了解同行企业的状况。通常利用电话沟通可以问出很多你不知道的知识，这就需要你自己事先要做好功课，然后多问几家。从不同的厂家技术水平来问出你要的答案。
通过不同渠道得到知识要及时归纳，把产品从不同工艺水平，不同生产厂家进行分类，你至少要选择五六家和几种不同工艺来做分析，可以做一个SWAT表，也就是针对不同厂家和工艺水平做优劣势分析，机会和风险评估。
通过分析可以有明确的结论来选择合适的厂家来报价。

初探厂商
对整个行业有所了解后就可以拜访供应商。拜访供应商前要对供应商初步了解，然后在参观工厂和商讨合作时做到有的放矢。
了解一个供应商是一个渐进的过程，从初识到了解到合作到战略性伙伴通常需要两到三年的时间，甚至更长。为了了解供应商的优势、能力、财务状况、客户状况等需要通过不同的渠道来寻找资料。

了解厂商
首先可以从公共信息平台上了解工厂的情况，比如通过互联网工厂的网站，了解主要公司基本信息、制造能力、主要产品等。接下来可以让工厂签订《保密协议》，让双方的合作不让第三方知道，而且所涉及的图纸等技术资料不能透露给第三方。签好后就让工厂填写《供应商调查表》，在表里体现供应商的详细信息，包括地址、主要联系人、港口、企业性质、资金情况、质量认证信息、主要产品、主要客户、营业状况、厂房面积、主要生产工艺、技术情况以及组织架构表和设备清单等。有了这份供应商调查表可以了解到工厂比较全面的资料。接下来可以从各个侧面去了解供应商状况，比如通过它的上游供应商、主要客户或主要竞争对手去了解工厂的运作情况。当然这些只能当作参考意见，关键还是要在项目进行过程中更好地了解工厂。

询价需求
对工厂初步了解后可以尝试发一些简单产品的采购需求（RFQ），让工厂报价。在采购需求里要详细描述待采购产品的要求、数量、交货期等，并要求工厂按期提交报价。可以将报价同时发给几个工厂，这样可以比较它们的报价准确度、价位和响应速度。在发采购需求的同时可以把本公司的介绍也发一份，让工厂了解本公司。一般来说，有经验的工厂理解采购信息比较全面，价格比较准确响应速度快。你有可能碰到几种情况：首先你觉得好的工厂但是报价很离谱，那么大多是因为工厂不在乎你，让新手来和你配合，这时可以提出质疑让工厂重新报价；其次工厂也会试探你的真正报价意图和可接受的价位，所以故意抬高价格，因为工厂一天可能收到好几个询价，大部分只是想知道产品的价格，并不是真正想采购，这时一定要让工厂知道你是真正想与之合作，工厂才会重新报价；还有的工厂会不断问你一些技术问题，然后和你商讨更换方案，这种一般是中小工厂，制造工艺有限，很难发展成战略型伙伴。最后还有一种可能是这个工厂制造工艺一般，但为了你的项目愿意投资，而且价格达到你的预期，这种供应商要加以判断，因为很多时候战略型伙伴可以在合作过程中共同成长起来，你如果觉得有潜力，可以给它机会。

参观工厂
收到所有的报价后进行汇总，从中选取二到三家工厂去拜访。为了让你的时间充分利用，不妨预先规划拜访前后顺序，然后再和工厂协调拜访时间。行程定好后就要预定车票或机票，预定酒店，租赁车辆等。一般来讲初次拜访，工厂不会派车接送，所有要自己安排好一切交通，除非你本身是大公司，工厂对你有所了解，并重视与你的合作。最好不要在初次见面和供应商吃饭，如果你觉得很有可能合作的除外。参观工厂时要重点把握以下几点：仓库、质检、流水线、各生产工艺以及工程技术部门。
仓库分区清晰，把待检区、允收区、退货区分开并有明显的区分标志，比如挂牌子，用不同的颜色线划分不同区，其中用红线把退货区分开或单列一片区域。仓库里零件和成品分开，并在所有的外箱上都有明显的标志，说明品名、编号、剩余数量、进货时间和厂家名称。有些保税零件要单独存放在独立隔离的保税仓，对有温度、湿度要求的零件需要放在特别的仓库里。待检区货物的多少，取决于质保来料检验的速度和货物进厂安排时间的协调能力。有时会发现待检区占了很大地方，而流水线抱怨没有足够零件组装，采购员说零件已经到厂，质保人员抱怨货物太多来不及检验，这样就会产生问题。这需要所有部门共同协调。许多工厂不把退货区分开，只是堆放在一旁通知供应商来取。这样其实很危险，因为供应商通常是送货时才拉回批退的的货物，不是所有的供应商都能及时拿回退货。时间一久，很容易发生被批退的零件误出现在流水线上。这是很不幸的事！
质检部要看文件、检具是否齐全，记录是否完整，特别是来料检验部门。来料检验部门是质量保证的开始，通常会由有经验的人来担当。但是由于所有的标准熟记在心基本都是按经验来检，如果这个零件有特殊要求就惨了。所以要看检验时有没有对图纸和检验标准。
在流水线上要看有没有悬挂组装作业指导书，每个工步是否紧密配合，没有出现堆积和等待工步。可以随机抽取一个工步，核对一下零件和作业指导书上的零件是否相同。要求是每个工步的零件要完全和作业指导书上的零件相同，否则容易发生误装。还可以看一下有没有装不良品的“红盒子”，询问如何处理“红盒子”产品。再看看各个检测岗位。如果是装配电子零件，每个工人都应该佩戴静电环。在流水线上也可以看一看正在生产的产品，是否安排合理，有没有发现和本产品无关的零件等等。
每个生产工艺要查看设备品牌，数量以及点检维护情况，并且看一看每台设备操作说明和负责人。一个工厂对设备维护好的话，产品的品质一般不会差。最后算算设备的运行率，可以推算业务的繁忙程度。
别忘了看看各个部门，例如工程部的工程师数量，质保部的工程师数量，采购部忙碌程度以及测试设备状况。这些都是以后打交道的核心部门，也是能保证按时交出合格产品的保障。
在参观好工厂后，会进行最后的总结，一般工厂都喜欢听好的地方，当然如果你能指出不足的地方那工厂一定会刮目相看。一般说一些质量管理上的不足，不管哪家工厂总能找出很多不足的地方。如果你对此工厂有采购意向，可以进一步询问关于工厂的一些情况，如可以问ISO9000是谁认证的？如果是国外公司认证的，如：SGS，BV等等，那说明此公司对质量管理比较重视；相反，如果是国内认证公司的，那八成是买来的证书，说明此工厂对质量重视程度一般或企业刚起步不久。除了质量问题，还可以问一下交货期和账期的问题。交货期短说明工厂对物料的掌控能力强，供应商管理经验成熟。账期可以商讨的一般财务状况都比较好，而且对你公司的诚信程度认可。这说明是有诚意和你合作的。

签订合同
工厂拜访觉得合适就进入双方签订合同环节。合同签订的主体一定是要有实力维持合同能力的公司签订，不能和随时都可能关门的贸易公司签订协议，因为签了也是白签。所以签订合同之前要对主体公司做财务背景审查，第三方公司有提供专门服务。接下来要从产品的规格，质量，交货期，付款条件，运输方式等等进行规定，还有库存要求，认证要求，产品责任险等一一加以详述。当然对双方的违约责任以及违约后如何处理要说清楚。合同语言是比较拗口的法律语言，特别是英文版的合同，不要嫌麻烦就略读，一定要请有能力的律师通读过，把对公司可能不利的找出来和对方商讨。合同的目的就是要约束双方行使自己的权利和履行自己的义务。

制作首样
双方签订合同生效后，工厂就可以着手进行生产准备。在备料的同时，要注意所有规格表和图纸的准确性。不能因为赶时间，事先备料，最后确更改规格，造成不必要的库存。所以确认图纸是首要任务，在确认图纸时要注意产品的工艺和费用，特别是一些有可能改的地方，如公司铭牌、标志，表面处理，配合公差等。
时间也是首样的关键要素，有个详细的时间可以帮助随时查看进度，这就要求将详细的进程以及要求的时间一一列出。从材料准备、初加工、精加工、试模、模具后处理、小批量生产、大批量生产等所需的时间都要详细列出来，还要有负责人。这个时间表是各部门包括外发供应商协商而成，一旦时间定下来，就可以依据表的时间进行跟踪。前面每个星期跟踪一次即可，越到后面跟得越紧，这样才能保证时间在控制之内。
一个产品都是由很多不同的零配件组成，有的需要开模具加工，有的买现成的，有的买回来简单加工后使用。所以需要一个完整的材料清单来控制，为什么说是完整的，因为这个表要把所有的资料都列出来，从第一阶零件到最终零件都要一一列出。举个例子，有一个五金件，第一阶是原材料钢板，第二阶是机加工好的半成品，第三阶是表面处理好，直接用在成品上的半成品。不分阶的话就不知道需要多少资源来生产。根据材料清单，把最后入库零件的时间当作组装样品的开始时间。因为零件不全，产品就不完整，所有有个完整的材料清单时多么重要。所有零件在入库前都要检验，这时我们应该称其为样品确认，由项目工程师和质保工程师来确认，最终由项目工程师来判断可否使用。
样品确认流程是个严谨的过程，因为这涉及到以后产品是否可以组装，是否方便组装，是否会有质量问题等等。一般来讲每个零件都需要有一份样品确认单，主要由项目工程师来完成，质保工程师协助完成。采购工程师把供应商送的样品，首先送给质保部，有相关质保工程师查看外观、尺寸、特性测试等图纸上要求的各参数，如果合格就移送工程部，由项目工程师来确认其它的要求，如配合等。如果质保工程师判定不合格，应该指出不合格项，并要求供应商再次送样，一般送三次样均不合格，则不能用此供应商生产此产品。如果质保工程师不能判定是否合格则由项目工程师来判定。原则上同一零件需要至少两家供应商。
零件确认好都要贴上标贴并留底，以便以后参考。当然如果零件太多，没地方摆放，可以用拍照留底。现在的数码设备分辨率都很高，是个缺陷放大镜，很容易造成误解。所以还是要配合数字描述。有些零件，如烤漆件，就不适合用拍照留底。因为电子显示和实际的颜色有不少的差异，很容易引起误判。最好是留色板，色板一般用一毫米厚的铝板或铁板，四十毫米宽，十厘米长。色板上应该有留底时间和确认工程师的签名。色板容易褪色，所以对经常使用的色板要每六个月更换一次，对不经常使用的最长也不能超过一年更换或校正一次，以保证颜色的一致性。
在所有零配件都确认好了就可以进行成品的确认。成品确认一般由设计工程师和工艺工程师负责。在进行试装成品时要注意是否达到设计要求以及安装是否方便两方面来考虑。由于制造误差和配合公差，组装好的产品要出尺寸上看整体效果，特别是那些接缝的地方，有间隙不怕，就怕间隙不均匀或每次都不一样。组装好后需要根据产品的要求做相关测试。测试结束后，工程师填写试组装和测试报告。如果有需要改进的零件，需要发放新版本图纸然后根据实际情况改模具，重新送样等。这时候要注意，因为大部分有模具的零件都是没有热处理过的模具打出来的零件，难免有毛刺，公差大，某些尺寸不到位，表面毛糙等，这些都是在后期可以不修模情况下可以处理的。
一般情况下，首样的样品要送客户确认。一旦客户认可后就可以做以后相关的工作，如模具热处理，送第三方认证，编写相关技术资料等。

样品确认
首样只是确认产品性能和设计要求是否符合。样品确认是产品的交货状态是什么样的，包括产品性能，认证报告，外观，包装标贴等都要和最终生产的一模一样。在做样品的时候，所有的零件应该是模具做出来的，没有模具的零件是确认过可以直接购买的。有些工厂怕客户改动，经常用临时模具，公用模具拼凑出零件来做样品，等订单下来后再开正式模具。这不失为减少风险的一个好办法，但是，如果产品急的话会影响交货期。
很多厂家在送样式时不喜欢贴标签，觉得这个小事情正式生产时能轻易解决。这其实是一个不好的习惯。标贴起到描述产品性能，使用警告等作用，经常会发现产品太小，标贴太大没地方贴；或者贴的地方占了很大地方，影响某些功能；或者有些标贴要求贴在外表面，影响了产品的外观。这些都要在设计前考虑到的。
除了标贴，说明书、包装箱、彩盒等虽然和产品性能不太相关，但是也会影响产品能否正常交货。实际操作中经常发现缺少说明书、彩盒等，导致产品没法出货。产品在验证过程中对包装的要求也是很高的，因为产品需要经过长途运输，才能到达最终客户。通常对最终产品要经过震动测试和跌落测试，跌落测试最少是在离地六十厘米的地方进行一点两线三面测试，测试后产品必须没有变型，零件脱落等缺陷。还有别忘了外包装也一起送，因为大部分产品都是多个一包装，这是外包装常常被遗忘。
产品最终送样前要对所有细节进行拍照留底，也可以把相关测试报告放在产品里可以避免客户收到过多产品造成误判。下面就等客户确认和订单了。

小批量生产
在收到客户订单后可以进行小批量试生产，批量为五百到两千不等产品复杂就少一点量，简单的产品就可以多生产一点。有条件的可以开会讨论组装过程中的失效模式分析，也就是集中主要岗位人员，包括项目工程师、采购工程师、质量工程师、工艺工程师、线长或车间主任等一起开会讨论组装生产中有可能出现的所有缺陷，以及对应的预防措施。生产前做好充分准备，项目工程师首先对要组装的产品的技术资料通读，并根据产品作业指导书培训相关组装人员，特别是线长要对所组装的产品完全了解，测试合格后才能上线组装。
要确保所有材料都发放到组装流水线上，然后由线长和项目工程师来组装一套完整的产品，并交巡检或入库检验人员进行首件确认。首件确认后检验人员和线长应签单可以生产，并将首件挂在流水线的开始，以便碰到问题可以参考。
生产开始后，线长要根据作业指导书的标准工时安排工人岗位，一般一条流水线有十二到二十人不等，包括组装、测试、包装等所有工位。项目工程师要从第一个岗位开始一一查看装配是否正确，前后装配顺序是否合理，工人安排是否合理，夹具是否合理，并和巡检一起检查质量状况。碰到不合理地方，比如前后装配顺序、流水线不顺畅、出现装配困难和质量问题是要马上指出并更正，而且在作业指导书更改。项目工程师还要验证流水线的速度，以及重新验证每道工序的平均时间。
小批量生产结束后要召集各部门进行总结会议。总结在组装生产中所碰到的所有问题，包括材料缺陷、组装难易程度、出现的质量缺陷、组装中需要的新夹具、人员的调配、新的注意点等。这些都应该归档到产品历史资料中，大部分工厂不重视问题归纳，基本上是有什么问题解决什么问题，不会去翻资料看类似产品有什么注意点，历史上发生过什么问题，这些都是企业花钱买来的教训，但是没有几个企业能拿得出书面的东西，都是寄存在某些老员工的记忆中。这些可是企业的财富，一定要有办法把它们记录下来。
总结会议后要更改所有相关资料，并发放生产用正式图纸、检测标准、组装标准等。

批量生产
小批量试生产总结会议之后就可以开始批量生产。这以后就是正常下单和生产交货，和采购没有太大的关系，除非有重大的质量问题和价格问题。

价格管理
价格问题一直是采购最关心的问题之一，也是涉及到公司的产品是否具有竞争力的主要因素之一。价格管理包括两个部分：报价阶段和价格维护阶段。在报价阶段，一般采购会根据需求有几种报价：提供目标价和不提供目标价；给具体产品规格和只给大致规格；广撒网式和具体工厂等。在价格维护方面就要结合市场和供求关系来管理价格。
首先是报价，最快的模式是看中现有产品直接询问价格或给目标价格。当然，这种适合于买现有产品，如果你有足够多的采购量，可以买断此产品，这样别人无法和你竞争，否则不需要。如果有设计图或规格表，就可以从合格供应商名单中找几家去报，然后汇总分析。在分析的时候要考虑分摊成本和产品成本与采购数量的关系以及不同的加工工艺、不同材料与成本的关系。然后综合各种条件选择最优的加工工艺和材料，并决定最终供应商。
价格维护和许多方面有关系：采购量增减、付款方式变化、材料价格波动、工艺变更、劳动力成本、汇率、效率提升等等。所以在报价中要有一些参考量以便在将来某些因素发生变化时有参考依据。当然有不少公司的采购并不执行这些条款，给供应商一个降价指标，也不管是合理与否。这种情况，要不供应商本来就有足够多的利润，可以让一部分出来，要不就是供应商自己想办法节约成本，目前主动以提高效率，减少浪费的供应商不多，大部分还是偷工减料为主。这样一来对双方都不利，这都是目前许多公司一直重复发生的事情。